Air WayBill facture transport Docshipper

La Air WayBill, qu’est-ce que c’est, à quoi ça sert et comment la remplir ?

Cet article est rédigé dans le but de vous permettre de comprendre les enjeux liés à la documentation Air WayBill qui se révèle cruciale lors de transports par la voie maritime.

Une Air WayBill c’est quoi ?

La air waybill ou lettre de transport aérien LTA ou encore AWB est un document que votre transitaire vous fournis lors d’un fret aérien, celles-ci représentent le contrat entre les vendeurs, les transporteurs et les destinataires. Elle se trouve généralement sous forme numérique, ce qui permet de la scanner instantanément pour en découvrir toutes ses informations.

Trouver son numéro de Air WayBill

Chaque AWB est composée d’un numéro de 11 chiffres dont les 3 premiers sont séparés des 8 suivants par un tiret et correspondent à la compagnie aérienne transportant votre marchandise, les 8 suivants composent le numéro de série de votre marchandise, exemple : 001-12345678. On trouve habituellement ces numéros en haut de notre AWB mais il est aussi possible de le trouver occasionnellement dans le mail de communication de la compagnie aérienne avec laquelle vous transportez.

Comment faire le suivi de sa AWB ?

Afin d’assurer le suivi de sa Air WayBill il suffit de vous munir du numéro correspondant à votre AWB et de contacter la compagnie en charge de votre marchandise, ainsi vous aurez accès à l’avancée et aux informations complémentaires concernant vos biens. Parfois, ce suivi peut se révéler peu fiable de la part des compagnies aériennes, il vous est donc possible de faire appel à un tiers pour effectuer cette opérations. Les sites et entreprises tierces sont de bonnes alternatives, car leurs données sont souvent plus fiables, vous pouvez aussi plus simplement vous associer à un partenaire logistique ayant les compétences nécessaires pour vous assurer un suivi de vos marchandises de qualité. Il est possible d’avoir du mal à trouver certaines informations comme le numéro de notre Air WayBill, dans ce cas-là, il vous suffira de contacter votre partenaire logistique à qui vous pouvez faire appel pour toute sortes de questions.

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Quelles informations figurent sur la Air WayBill ?

Voici à quoi ressemble une Air WayBill classique :

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Les informations importantes que l’on peut trouver dessus sont la description du produit, sa quantité, son poids brut et son poids total, sa destination, les informations des parties (expéditeur, transitaire, destinataire) et enfin son propriétaire.

Les House et Master Air WayBill

La Master Air WayBill ou lettre de transport aérien principale est une variation de la Air WayBill elle en diffère parce qu’elle est réalisée par la compagnie aérienne elle-même et lorsque la lettre de connaissement aérienne est réalisée par un groupeur, on l’appelle la House Air WayBill. Celles-ci possèdent les mêmes propriétés que la Air WayBill.

Quelle est son utilité ?

Ce document est pour tout transfert de marchandises aérien à l’international crucial, il a plusieurs intérêts et permet d’éviter les conflits liés aux biens transportés.

Les quatre utilités principales de la Air WayBill

Premièrement, la AWB fait office de facture pour le responsable du fret aérien ainsi que pour le responsables du produit une fois arrivé à l’aéroport de déchargement. Ce document est susceptible d’accueillir les charges à régler au compte du transitaire. Celles-ci seront généralement payées lors de la livraison des marchandises par la personne qui est en charge de leurs responsabilité.

Ensuite, cette documentation remplit aussi la fonction de reçu pour le contrat de transport. En effet, la Air WayBill ne peut pas être négociée autrement dit, elles sont les déterminantes des contrats. Ces reçus ont donc à l’avance l’intégralité des coûts et des termes ainsi que les moindres détails du contrat, ce qui les rend inchangeables et par conséquent des preuves de votre transport de marchandise.

Sa troisième utilité est que la lettre de transport aérien est également le reçu pour la réception des marchandises et fait office de preuve. Lors d’un contrat de transport, il est nécessaire d’assurer le suivi de la marchandise ainsi que de son état afin d’éviter tout litiges. La AWB sera de ce fait la preuve que les biens qui ont transitée ont tous étés réceptionnés dans un bon état et que toutes les consignes qui ont étés renseignés pour le transport ont étés suivis à la lettre.

Pour conclure avec sa quatrième utilité principale, ces lettres sont des documents douaniers. Cela veut dire que si vous désirez faire transiter vos biens par des zones qui ne sont pas concernés par des accords de libres échanges, alors la AWB possèdera les informations douanières. Prenez note du fait qu’elles ne remplacent pas les codes de marchandises et vous aurez tout de même besoin de ces codes pour remplir votre Air WayBill.

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Remplir une Air WayBill

Dans le cadre d’une expédition par transport aérien, vous serez forcément confrontés au remplissage de la lettre de transport aérien et parce qu’elle est très importante comme vu précédemment, il est crucial pour assurer le bon déroulement du contrat que ses informations soient claires et correctes.

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Quelles informations sont à fournir ?

Vous devrez vous assurer que vous possédez toutes les informations suivantes, car ce sont elles qui constituent la Air WayBill, prenez en compte que vous pouvez l’écrire à la main ou sur informatique du moment que les informations sont intelligibles, voici la liste des informations que vous devez fournir :

Vos informations

Vous devez préciser la date à laquelle vous rédigez la lettre, votre numéro de compte, le nom de votre entreprise, votre numéro de téléphone, votre adresse complète sans oublier d’inclure l’adresse de récupération si elle est différente ainsi que votre numéro de TVA ou d’identification de taxe.

Les informations du destinataire

C’est à vous de renseigner le nom, le numéro de téléphone et le numéro de taxation de l’entreprise destinataire ainsi que l’adresse de livraison.

Information de livraison

Ces informations doivent être exactes et précise parce qu’elles concernent la marchandise.
Vous devez détailler les colis, leur nombre, dimensions complètes, poids exact ainsi que le type de produits transporté. Les produits à caractère dangereux doivent faire l’objet d’une déclaration auprès des douanes. Si vous êtes dans le cadre d’un transfert à l’international, vos marchandises doivent aussi avoir une description précise afin de les identifier. Une déclaration de valeur exacte, ce qui servira pour les assurances et les indemnités. Finalement, il vous faudra le code du système harmonisé de votre bien pour pouvoir simplifier les passages en douanes internationales.

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Les informations générales

Vous aurez également à remplir certaines informations générales comme l’heure et la date souhaitée de livraison ou la section règlement.
Concernant cette dernière section, elle vise à déterminer qui paiera les frais du transport de fret, vous devez indiquer le numéro de compte de la personne en charge de cet acquittement. Enfin, soyez sûr de signer ce document sans quoi il n’est pas valable.

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