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Qu’est-ce qu’un transitaire ?
Un transitaire est une entreprise spécialisée dans la gestion des opérations logistiques liées au transport de marchandises à l’échelle internationale tout en respectant des réglementations en vigueur dans chaque pays. Comme c’est un intermédiaire entre les expéditeurs et les transporteurs, qui s'occupe de la documentation, des formalités douanières et de la coordination du transport pour assurer une expédition fluide et conforme aux réglementations internationales.
Les Missions principales et le rôle d’un transitaire
Le rôle d’un transitaire
Le transitaire dispose d’un rôle très important dans le commerce international, il est considéré en tant qu’un mandataire, un commissionnaire de transport international ou plutôt un opérateur économique agréé par l’État pour réaliser les démarches administratives et veiller au bon déroulement des opérations d'importation et d'exportation. Par conséquence, le transitaire doit bien comprendre la logistique ainsi que ses différentes variables, fonctionnalités pour réussir ses missions.
L’importance d’un transitaire dans une activité de commerce international
Le transitaire simplifie les opérations logistiques complexes et rend facile le commerce international ; en assurant la fluidité des flux de marchandises à travers les frontières, réduisant les coûts, minimisant les risques. Tout cela bien sûr grâce à leur expertise en matière de réglementations, de coordination logistique et de gestion des formalités douanières.
Les missions phares d’un transitaire
Les missions d’un transitaire selon les normes internationales précises à respecter consistent à :
- Organiser, stocker, emballer et expédier les marchandises en respectant les normes internationales
- Contacter et coordonner avec tous les acteurs clés de l’opération tels que les transporteurs, les compagnies d'assurance, les bureaux de douane, les clients…
- Contrôle de la traçabilité permanente des marchandises pour pouvoir informer le client et garantir que la marchandise sera délivrée d’une façon adéquate vers sa destination
- Respecter les normes internationales pour le codage, l'identification et le marquage des conteneurs intermodaux utilisés dans le transport intermodal conteneurisé de marchandises
- Remplissage de toutes les formalités administratives, selon les lois internationales et s'acquitter des frais dus
Les différences entre le transitaire mandataire et le commissionnaire de transport
La différence entre les deux termes réside dans le fait que le transitaire mandataire a un rôle d’exécutant avec obligations de moyens et le commissionnaire de transport a un rôle majeur avec obligations de résultats.
Ainsi, Afin que le transitaire mandataire respecte les obligations de travailler avec certains opérateurs et transporteurs. Le client mandate le transitaire, vu qu’ils sont liés par un contrat de mandat. En plus, qu’il a des responsabilités limitées, il agit à titre de représentant du client et ses responsabilités sont limités.
Tout à fait différent du commissionnaire de transport qui s’occupe de toutes les phases du processus, dès la planification à la récupération de marchandise par l’expéditeur. Comme il est lié au client par un contrat de commission.
Les 5 fonctions d’un transitaire
Un transitaire joue un rôle crucial dans le monde complexe de la logistique du transport international. Ils agissent en tant qu'intermédiaires entre les expéditeurs et les transporteurs, offrant divers services de la chaîne d'approvisionnement tels que le transport, la préparation des documents, le stockage, la conformité douanière et l'assurance cargo.
Fonction 1 : Naviguer dans le Réseau de l’Industrie du Fret
Un prestataire de services international de commission de transport possède des contacts et une notoriété à travers ses districts opérationnels. Votre commissionnaire de transport a peut-être travaillé avec les plus grandes entreprises de transport maritime, contribuant ainsi à la création d'un solide réseau de partenariats et d'agents.
De plus, il se peut qu'ils aient des partenaires dans les régions où vous menez vos échanges et vos activités commerciales. Cela leur permet de disposer des capacités et des ressources nécessaires pour vous offrir d'excellentes solutions de fret international. Un réseau solide de sociétés de commission de transport garantit également une gestion efficace des situations de crise et un déplacement plus fluide et sans heurts des marchandises.
Fonction 2 : Conseils aux Clients
Rien ne peut égaler l'expérience. Les commissionnaires de transport qui ont des années de métier ont tout vu. Par exemple, ils sont souvent familiers avec les grèves des dockers, les blocages portuaires, les catastrophes, les déviations d'urgence, les problèmes de douane à l'étranger, etc.
De plus, ils ont été confrontés à divers scénarios de résolution de problèmes. Leur expérience peut vous aider à améliorer la ponctualité et la qualité de vos livraisons.
Ils peuvent pareillement gérer efficacement une variété d'affaires liées à l'expédition. Cette expertise aide également les commissionnaires de transport à garantir un processus d'expédition sans tracas et fluide, du début à la fin.
Fonction 3 : Gestion des entrepôts
Certains commissionnaires de transport peuvent mettre à disposition des espaces dédiés pour offrir des services d'entreposage ou pour accueillir les marchandises d'un expéditeur, ainsi que les composants de ces marchandises.
De plus, votre commissionnaire peut organiser un espace de stockage en entrepôt géré et détenu par une filiale idéalement située.
Fonction 4 : Assurance de Marchandises
Un commissionnaire de transport propose des plans d'assurance de marchandises, également appelée assurance fret. Le plan rembourse le bénéficiaire en cas de vol ou de dommages aux marchandises en cours de transport.
Cependant, l'assurance de marchandises ne couvre pas les pertes indirectes résultant de l'incident déclencheur. Par exemple, si un conteneur tombe d'un véhicule, endommageant par conséquent un bâtiment à proximité, la police d'assurance de marchandises ne couvre que les coûts financiers de la perte ou des dommages causés au contenu du conteneur. Elle ne couvre pas les frais de réparation du bâtiment.
Fonction 5: Planification de l’Espace de Chargement
La planification intelligente et la coordination de l'espace de chargement sont des éléments plus importants de l'ensemble des compétences d'un commissionnaire de transport. Ainsi, si vous faites appel à un commissionnaire de transport pour gérer la logistique, c'est là qu'ils ont l'opportunité de mettre en avant leur expertise.
Il faut un planificateur avisé pour décider s'il est rentable de garantir des départs en temps opportun, évaluer la viabilité des options de transport intermodal et regrouper les expéditions.
Quelles sont les formalités et les obligations d’un transitaire dans la logistique internationale ?
L’expertise des transitaires englobe les différentes formalités et obligations cruciales pour garantir le succès des flux de marchandises à travers les frontières. Et elles sont classées comme suit :
Le "bill of lading" ou le connaissement
Le connaissement, connu aussi sous le nom de "bill of lading", est un document crucial dans le transport maritime. C’est la preuve ou plutôt le contrat qui lie le transitaire et le transporteur. Grâce à ce contrat, le transitaire peut imposer la remise de la marchandise : ce document est un titre de propriété officiel transmis par endossement.
En totalité, le connaissement joue un rôle clé dans la traçabilité des marchandises et facilite les transactions commerciales internationales en assurant la sécurité et la fiabilité du transport maritime.
La "packing list" ou colisage
Le colisage est un document officiel qui doit figurer dans la liasse documentaire qui doit être à la portée du transitaire. Le colisage arrive toujours après la phase du picking. Il est composé d’un nombre important d’informations sur la marchandise, à savoir le nombre de colis, les types des articles et leurs dimensions, la quantité, le poids, la nature d’emballage, noms des marques… Mais faites attention, les erreurs en termes de colisage peuvent vous coûter énormément cher !
Le certificat d’origine pour chaque marchandise
Le certificat d'origine est un document crucial pour le commerce international. On peut le définir aussi en tant qu’un document officiel qui atteste du pays d'origine des marchandises et qui permet de déterminer les droits de douane, les taxes et d'autres réglementations commerciales. Afin de préciser, vers la fin, les avantages tarifaires, notamment dans le cadre d'accords commerciaux bilatéraux ou multilatéraux.
La facture commerciale ou commercial Invoice
La facture commerciale est un document légal essentiel dans le commerce international, sous forme d’une preuve de transaction entre l’exportateur et l’importateur. Cette facture est présentée pour des fins de comptabilité, de douane, de paiement et de suivi des transactions commerciales internationales. Puisqu’elle fournit des informations nécessaires, rentable pour le calcul des droits de douane, des taxes et d'autres frais liés à l'importation/exportation.
La liste des obligations du transitaire en douane
Le transitaire en douane, représenté en tant que déclarant en douane, choisi par son client pour accomplir l’acheminement de la marchandise. Ce qui lui favorise de se charger des démarches administratives relativement liées aux déclarations d'importation et d'exportation et les formalités en douane. Ci-dessous, une liste des importantes obligations du transitaire en douane :
- Veille documentaire
- Veille réglementaire internationale
- Contrôle et application des réglementations
- Intégration de la procédure DELTA G
- Auto-liquidation de la TVA
- Gestion des lettres de crédit ou crédits documentaires
- Déclarations à l’export et à l’import
- Déclaration mensuelle d’échange de biens ou de services
- Transmission des déclarations
- Détention de carnets ATA pour un dédouanement facilité
- Agrément des Chambres de Commerce
- Visas et certificats d’origine
- Calcul des droits et taxes, importation
- Gestion du fret multimodal
- Gestion des documents de transports
- Gestion DEB/DES
- Gestion des documents relatifs aux transits communautaires
- Gestion des documents d’assurance
- Gestion administrative : certificats, visas et licences
- Déclaration avec possibilité de pré-dédouanement
- Dédouanement simplifié sur sites agréés
- Transit et interventions sous douanes
- Représentations douanières
- Gestion douanière et acquittement des droits, taxes et TVA
Les obligations du transitaire en douane sont nombreuses et variées, la liste ci-dessus ne représente qu’une majorité de ses obligations.
Pourquoi faire appel à un transitaire ?
Dans le cadre des opérations du commerce international, nous trouvons que le fait de faire appel à un transitaire est très avantageux, du coup, il peut nous permettre de bénéficier des avantages suivants :
- Assurer un suivi multimodal
- Réduire les frais dont vous devez vous acquitter auprès du transporteur grâce à ses capacités de négociation
- S’assurer de la sécurité de marchandise lors du stockage vu qu’il dispose de lieux d’entreposage ou loue des entrepôts.
- Établir des documents liés aux exportations et aux expéditions
- Choisir l’assurance la plus convenable pour couvrir les marchandises
Quand faire appel à un transitaire ?
Il est préférable de faire appel à un transitaire dès qu’on sent le besoin d’effectuer des opérations d’exportation ou importation “ ou quand vous voulez expédier ou importer une marchandise”. Outre cette citation, vous vous pouvez faire appel à un transitaire lors des situations suivantes :
- Si vous ne disposez pas de l'expertise nécessaire en matière de réglementations douanières, de logistique internationale ou de gestion de la chaîne d'approvisionnement.
- Si vous avez besoin d'aide pour remplir la documentation
- Si vous ne savez pas comment négocier ou que vous voulez obtenir des tarifs de transport avantageux
- Si vous avez besoin de gérer la traçabilité de vos marchandises
- Si vous avez un problème de litiges, de retards, de dommages ou plutôt liés à la logistique, le transitaire peut intervenir pour les résoudre.
Comment choisir un bon transitaire ?
Parmi une liste infinie de choix et de possibilité, choisir le bon transitaire pour lui confier vos projets et opérations d’importation/exportation, peut s'avérer un vrai challenge …. Par conséquent, si vous cherchez à trouver le bon transitaire. Suivez tout simplement les conseils ci-dessous :
1. Évaluer les prestations dont vous avez besoin
Commencez par définir et fixer votre besoin, concernant le mode de transport voulu, le volume de marchandise, le type de marchandise, le délai d’expédition ainsi que votre budget… veillez à tout préciser et détailler en amant de votre expédition pour être sûr que vous êtes sur la même longueur d’onde que votre transitaire !
2. Il vous propose un service rapide
La rapidité est l’un des facteurs les plus importants dans les expéditions internationales. Et vu la diversification des offres, vous pouvez choisir qui va vous expédier la marchandise le plus tôt possible.
2. Les divers modes de transport offerts
Si le transitaire maîtrise l’expédition via les trois modes “aérien, ferroviaire, maritime”, vous aurez beaucoup de chance. Cela veut dire qu’il est fiable et que vous pouvez compter sur lui.
3. La flexibilité et la multitude des options
Un transitaire qui connaît bien son travail est prêt à toutes ses éventualités. Il trouvera un autre prestataire dans peu de temps si la marchandise fait face à un obstacle comme la grève des dockers ou un cataclysme.
4. Il a plusieurs contacts et une large Network
Un transitaire doit connaître l’aspect international du transport, à titre d’exemples “ les règles en douane, les cultures des pays où les marchandises parviendront, les réglementations maritimes…”. Cette option garantit l’arrivée de la marchandise sans tracas et une réponse réactive aux attentes de la clientèle internationale.
5. Il bénéficie de bons avis et les recommandations
Les avis des anciens clients peut-être un très bon indice pour éviter d’être arnaqué ou mauvais service. C’est pour ça, c'est très intéressant de se baser sur sa classification et son choix des transitaires, sur les avis des anciens clients et bien lire leurs avis pour avoir une idée sur le service, le prix, les opérateurs…
6. Il est fiable, digne de confiance et transparent
Un transitaire international doit être honnête, digne de confiance. Il doit vous expliquer d’avance les tâches qu’il doit effectuer : l’établissement des documents et leur soumission, la planification des opérations, le suivi des marchandises et les frais qui y sont liés.
7. Il propose une assurance cargo
un transitaire sérieux devra mettre tout en œuvre pour protéger votre marchandise contre tout dégât. Et devra avoir une (convenable) et adéquate assurance qui peut, vous remboursez dans un cas inattendu.
Les services attendus d’un transitaire
Le transitaire joue un rôle clé dans le commerce international, ses compétences dépassent la simple notion de gestion commerciale et se basent de plus sur la négociation et formalités de commerce international. De plus, le transitaire est amené à :
- Simplifier les opérations internationales complexes : Le transitaire en douane doit simplifier les opérations internationales complexes pour réaliser une gestion efficace des opérations de transit. La douane aussi suggère un ensemble de mécanismes pour faciliter et optimiser les opérations à l'international, tels que la consultation du solde d'un contingent, la convention TIR...
- Réduire le maximum possible les coûts : En achetant un gros volume de transport de fret, en remplissant les conteneurs au maximum et en disposant d’au moins un logiciel d'optimisation de l'acheminement “TMS”.
- Minimiser au maximum les risques : en ayant une assurance “pour les marchandises des clients, pour les entrepôts…”. De plus, l’agent de transit doit de l’assurance la plus recouvrante.
- Assurer la fluidité des flux de marchandises à travers les frontières : en respectant les réglementations douanières internationales, en assurant un contrôle et une gestion efficace des opérations transitaires.
Coordonner et de gérer des formalités douanières, grâce à son expertise : vu que les formalités douanières changent d'un pays à un autre, le Freight Forwarder doit collecter et gérer tout l'acheminement de la marchandise tout en respectant les clauses douanières.
Optez pour le meilleur transitaire pour votre activité
Savoir sélectionner son transitaire est l’étape clé de tout le processus. Une fois cette étape est validée avec succès, vous aurez validé toutes les autres étapes à venir sans le moindre problème.
Ainsi, DocShipper l’expert du transit international, est là depuis plusieurs années, dans plus de 40 pays, pour vous aider, coordonner, diriger, permettre votre confort en réalisant des résultats de qualité, au meilleur coût et dans les délais les plus courts. Pensez aussi à checker notre listing des meilleurs transitaires maritimes et aériens en France
