Comment suivre son stock en temps réel ? [GUIDE COMPLET]

Il est nécessaire d’utiliser à bon escient la quantité d’information que nous avons à notre disposition. Par exemple lorsque vous vérifier la quantité d’aliments qu’il reste chez vous avant d’aller faire les courses, lorsque vous regardez une horloge afin de savoir combien de temps il vous reste avant votre prochaine réunion, ou encore le montant disponible dans votre compte bancaire avant de faire un gros achat. Il en va de même lorsqu’il s’agit de connaître les décomptes d'inventaire en temps réel. Vous devez savoir que la gestion des stocks en temps réel représente un élément important pour la réussite de votre entreprise.

Dans l’univers de la vente au détail et de l’e-commerce hyper-concurrentiel d'aujourd'hui, les marques doivent être en mesure de contrôler leurs stocks et afficher leur état en temps réel. Fini le temps des feuilles de calcul pour suivre ses stocks, comme Excel. Pour cause, ces outils prenaient énormément de temps et de concentration, mais entraînaient aussi beaucoup d’erreurs de calculs. 

Automatiser la gestion des stocks est clé pour les revendeurs. Pour atteindre une performance maximum, il est impératif de réduire au maximum ses stocks. Gérer ses stocks en temps réel est primordial car cela permet de rendre plus souples les mouvements de ses stocks, de réduire le volume de ses invendus, et de fidéliser ses clients.

Dans cet article, nous allons vous expliquer comment fonctionne la gestion des stocks en temps réel et ses avantages.

Qu’est-ce que l’inventaire en temps réel ?

L’inventaire en temps réel est une méthode de suivi des marchandises stockées, mis à jour en direct, permettant ainsi un contrôle strict des stocks. La gestion de ces stocks en direct implique de mettre en œuvre une technologie permettant d'avoir un suivi automatique des entrées et sorties de marchandises dans votre entrepôt, un affichage et une gestion des niveaux de stocks durant toute la chaîne d'approvisionnement du e-commerce.

Ce niveau de visibilité et de contrôle des stocks améliore la force de la chaîne d'approvisionnement pour que vous soyez en mesure de répondre correctement à la demande, de réapprovisionner vos stocks à temps, de vous préparer à d'éventuels événements imprévus et bien sûr d'assurer le bon fonctionnement de votre commerce. Cet élément est particulièrement utile dans les entrepôts gérant une multitude de références, car un nombre élevé de UGS entraîne un plus haut risque de rupture de stock.

Exploiter vos données pour comprendre votre chaîne d’approvisionnement et vos clients

Vous pouvez collecter et afficher les données d’inventaire à jour à tout moment sur l’ensemble de votre réseau de distribution avec le suivi des stocks en temps réel. Le but est d’établir une opération logistique à la demande et pour ça votre système de gestion des stocks doit se connecter à votre chaîne d'approvisionnement et à tous les canaux de vente et centres de distribution pour que les stocks soient enregistrés à partir de tous les canaux en un seul endroit.

L'accès aux données d'inventaire en temps réel permet d’avoir accès aux informations telles que les demandes passées et futures et les performances des canaux et des UGS. En connaissant les données de stocks actuelles vous pourrez optimiser votre chaîne d’approvisionnement et ainsi développer efficacement votre entreprise.

L’exploitation d'informations en temps réel favorise la supervision des opérations sans être impliqué dans le quotidien. La supply chain est planifiée plus facilement car vous disposez de suffisamment de données pour soutenir votre prise de décision.

Les avantages de la gestion des stocks en temps réel dans le e-commerce

Les inventaires sont toujours en constante évolution durant la chaîne d'approvisionnement, et ce, que vous vendiez directement via votre boutique en ligne (en exécutant vous-même les commandes), ou que vous utilisiez plusieurs canaux de distribution. Sans cette gestion de stock en temps réel, il est compliqué de rester au meilleur niveau de stocks et de savoir à quel moment reconstituer les stocks afin de répondre à la demande, sans augmenter les coûts de stockage ni surstocker.

Contrôle des stocks en temps réel

Lorsque vous avez mis en place une procédure de gestion des stocks en temps réel, il vous est plus simple de suivre les stocks au niveau des opérations.

Vous êtes informés de la quantité exacte d’inventaire reçu de leur numérisation à l’entrepôt jusqu’à leur préparation à l’assemblage. Vous savez combien d’entre eux sont prêts à être vendu et combien sont prêts à être expédiés. En connaissant l’état de vos stocks en temps réel et leur quantité (à chaque emplacement si vous avez plusieurs entrepôts), vous pouvez réapprovisionner en conséquence.

Rapports précis avec les données les plus récentes

L'accès aux données de stocks en temps réel permet évidemment de garantir l'exactitude de l'inventaire. La technologie intégrée permet de tenir à jour les registres d'inventaire, ce qui vous donnera de la visibilité sur l’inventaire de votre boutique en ligne à tout moment. Sans la bonne technologie pour suivre les données en temps réel vous risquez de faire face à des situations telles que : des stocks excédentaires ou de ruptures de stocks ; ce qui entraîne à la fois une baisse de la satisfaction client et une perte de profit.

De nombreuses applications d'inventaire pour les boutiques en ligne offrent la possibilité de définir des notifications de point de réapprovisionnement automatiques en fonction des performances d'inventaire passées au niveau UGS. Ce pour que vous puissiez être averti lorsque l'inventaire est faible.

Gestion plus simple des stocks dans les entrepôts distribués

Si vous êtes une entreprise assez développée et avez des clients présents dans le monde entier, il est vivement recommandé d'utiliser  plusieurs entrepôts pour répartir ses stocks une fois que votre quantité de commandes le justifie. Mais garder une présence internationale peut rendre la gestion des stocks plus difficile.

Néanmoins, avec l'accès aux données d'inventaire en temps réel, vous pouvez stocker stratégiquement la bonne quantité de UGS dans chaque site pour répondre à la demande, ainsi qu’accélérer les temps de transit pour les commandes passées et réduire les coûts d'expédition.

Avec un ensemble du réseau de distribution mondial géré par la même technologie, vous avez accès aux informations sur les performances des UGS dans chaque site, Vous pourrez ainsi déterminer la stratégie de distribution idéale et allouer le produit efficacement.

Gardez les bons niveaux d’inventaire

L’optimisation des niveaux de stocks n’est pas toujours simple sachant que la demande est généralement changeante. Mais avec les données d'inventaire en temps réel, vous pouvez planifier plus simplement l'inventaire et le stocker en conséquence dans votre/vos entrepôt en fonction des données et des tendances.

Ces données peuvent vous être utile pour garantir qu'il y a encore assez de stock disponible pour ne pas avoir à payer encore cher pour du stockage ou avoir trop de biens immobilisés dans les stocks, en calculant la bonne quantité de stock de sécurité.

L’inventaire permanent sauvegarde énormément d’informations, des coûts de ruptures de stocks aux taux de substitution en passant par le contrôle des coûts. Elle est la méthode la plus rapide et la plus précise pour réapprovisionner l'inventaire et donc pour toujours répondre à la demande.

Améliorer les flux de travail de la chaîne d’approvisionnement

L'un des principaux avantages de l’utilisation des données d'inventaire en temps réel est que les points préoccupants au sein de votre chaîne d’approvisionnement sont facilement et rapidement repérables. Ainsi vous pourrez apporter rapidement les améliorations conséquentes. 

La gestion des stocks repose sur des étapes de la chaîne d'approvisionnement dont les délais de production jusqu’aux délais de réception en entrepôt. Ces données vont fournir des informations qui vont tenir compte du temps nécessaire pour l’acheminement de votre marchandise jusqu’à vos entrepôts. Vous pourrez donc mieux gérer votre chaîne d’approvisionnement en y éliminant les inefficacités, améliorant les opérations et réduisant les coûts de logistique.

Offrir une meilleure expérience client

Les solutions d'inventaire en temps réel ont une incidence sur l'expérience client de plusieurs manières.

Avant tout, cet outil vous aide à estimer quels articles sont très demandés, vous pourrez donc vous assurer de commander suffisamment et d’éviter les ruptures de stock. Pour faire vos prévisions vous pouvez adopter une approche davantage axée sur les données de façon à ce que vous puissiez décider stratégiquement de la quantité de stock à avoir et dont vous aurez besoin dans chaque emplacement ou pour chaque canal de vente.

Les données peuvent aussi vous servir pour décider du meilleur moment pour réapprovisionner vos stocks, et donc éviter les livraisons retardées qui ont un impact sur la satisfaction client. 

Solutions de gestion des stocks en temps réel pour le e-commerce

Comme nous le voyons les marques de toutes tailles sont de plus en plus nombreuses à se faire concurrence dans le e-commerce en instaurant une stratégie de vente multicanal. Livrer rapidement aux clients et à un prix abordables est ce que ces marques essaient de faire au mieux. Ainsi les solutions d'inventaire en temps réel les aident à maintenir leur chaîne d'approvisionnement en marche, malgré des éventuels retards ou autres événements inattendus.

Travailler avec un prestataire 3PL basé sur une technologie qui offre un suivi des stocks en temps réel, un traitement externalisé et aussi une suite complète de solutions logistiques est une des solutions pour gérer au mieux ses stocks.

La gestion de stocks peut être fait sans l’aide d’un acteur externe avec l’utilisation de logiciels. Nous allons voir les avantages et les limites de ces logiciels par rapport à l’externalisation vers un 3PL.

Gestion des stocks en temps réel avec un 3PL

Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprise mettent en place un système d’inventaire permanent, sachant que les ruptures de stock ou les commandes erronées risquent d’entacher la réputation d’une marque. S’associer à un prestataire 3PL vous garantie de tirer amplement parti des avantages de cette gestion des stocks en temps réel en traitant les aspects physiques de la gestion des stocks et du suivi, et ça sans avoir à vous fier à des tableaux de bord ou à des feuilles de calcul.

En fin de compte, ce niveau d'automatisation des stocks peut vous apporter un gain de temps, et vous permettre ainsi de vous concentrer davantage sur les actions génératrices de revenus.

Logiciel de gestion et contrôle des stocks en temps réel

L’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks en temps réel peut être la meilleure des solutions pour les détaillants. Ceux-ci, élaborés pour suivre et gérer en permanence votre inventaire au niveau de l'entrepôt ou du magasin, ces systèmes peuvent aider votre entreprise à maintenir un taux de rotation des stocks élevé et à toujours garantir que les produits demandés par vos clients soient en stock à chaque emplacement.

Les logiciels de gestion des stocks sont faits pour enregistrer les données d'inventaire en direct. Voici une liste de certains d’entre eux, les mieux classées pour le e-commerce :

1. Inventory planner
2. TradeGecko
3. Zentail
4. Linnworks 
5. Skubana
6. Brightpearl
7. Cin7

Néanmoins, la seule limite de ces solutions de gestion des stocks autonomes est qu'elles sont principalement conçues pour gérer les stocks entrant et sortant de l'entrepôt.

Eléments à prendre en compte pour passer à l’inventaire permanent

Un comptage des stocks en continu n’élimine pas complètement le risque de stock fantôme ou de perte de stock. Avec un inventaire permanent, par contre, vous avez un contrôle plus strict des stocks, ce qui vous aide à identifier plus facilement les erreurs. Les pertes seront ainsi beaucoup moins importantes par rapport à la méthode entièrement manuelle de gestion des stocks.

Par ailleurs, la mise en place d’un système de gestion d’entrepôt implique un certain investissement initial.