Agent d’approvisionnement en Chine : Quand, Comment, Pourquoi, Qui? [GUIDE]

Étude de marché

Avec un agent d'approvisionnement comme représentant sur le terrain, vous pouvez avoir la certitude de passer par des fournisseurs réputés et compétitif. En tant qu'acheteurs internationaux, vous ne savez peut-être pas grand-chose du marché chinois, la barrière de la culture et de la langue étant un frein de plus. Notre équipe d'acheteur ont l'habitude de traité directement avec les usines Chinoises, et surtout en mandarin. Alors pourquoi vous iriez perdre du temps sur un domaine que nous ne maitrisez pas vraiment ? Laissez nous trouver dans notre base de données fournisseur un acteur qui pourra être en ligne avec vos besoins.

Sourcing de produits

L'approvisionnement en produits est également le service de base qu'un agent d'approvisionnement fera pour vous. Il y a de fortes chances que vous commenciez à importer des marchandises de Chine qui reste jusqu'à aujourd'hui l'usine du monde (à l'exception de certaines industries). Un agent d'approvisionnement connaît bien le positionnement des matières premières dans la région. L'agent sur le terrain effectue toute recherche sur le produit dont vous avez besoin. Ils négocieront les prix, le tout en fonction de votre cahier des charges et votre budget. Enfin, ils vous guideront sur les différents produits, les qualités et les différentes gamme de prix.

Échantillonnage de produits

Lorsque vous sélectionner un produit et donc un fournisseur, nous vous conseillons d'obtenir un échantillon de ce même produit. Lors de la recherche en ligne de grossistes pour votre produit, vous devrez peut-être échantillonner des dizaines de produits répondant à vos critères de recherche. Chaque produit entraînera des frais d'expédition distincts et des délais.

Ce processus exténuant et chronophage pose plus de problèmes qu'il ne devrait l'être. Un agent d'approvisionnement s'occupe de tout ! Il traitera avec les différents fournisseurs pour organiser les livraisons de chaque échantillons jusqu'à chez vous. Une manière pour vous de vous focaliser toujours plus sur la vente de vos produits, et non sur l'achat.

Audit du fabricant

De nombreux commerçants prétendent être des fabricants, c'est à dire qu'il maitrise eux-même la chaine de production. En fin de compte, il ne sont que des intermédiaires (voire Freelancer) et c'est malheureusement assez souvent le cas, notamment lorsque vous achetez sur des sites internet comme Alibaba, DHgate, made-in-china... Votre agent d'approvisionnement examine les fournisseurs potentiels en vérifiant leurs informations générales. Leur enregistrement officiel, l'année de création, le type d'entreprise et le nombre d'employés travaillant pour le fournisseur montrent à quel point ils sont capables de répondre à vos besoins. Seul, vous interviewerez 5 à 10 fournisseurs et vous serez probablement dupé à la fin - l'agent d'approvisionnement élimine les fabricants non qualifiés pour ne laissez que des fournisseurs certifiés.

Construire un pont de communication

La communication, dans ce cas, n'est pas seulement une question de barrière de la langue. Un agent d'approvisionnement vous dira rapidement si le fournisseur approuve le prix que vous avez proposé à partir des nuances non verbales des fabricants. Non seulement ils lisent la documentation présentée, mais aussi le langage corporel impliqué. Mais surtout, vous n'aurez pas besoin de maîtriser toutes ces nuances de communication avec un agent d'approvisionnement de confiance à vos côtés. À noter que chez DocShipper, nous avons déjà un portefeuille fournisseurs avec qui nous travaillons depuis des années, une manière pour nous de garantir la qualité de vos futurs produits.

Trouver les fournisseurs et les produits

Trouver un fournisseur c'est bien, mais encore faut-il que les produits soient aux normes du marché ciblé. Vous souhaitez vendre vos produits en France ? Vous vous devez d'être conformes aux réglementations Européennes pour ne pas avoir de mauvaises surprises le jour-j. Pas de panique ! C'est un processus que nous encadrons chez DocShipper puisque nous traiterons également les opérations logistiques et donc le dédouanement également. Nous vérifions avant tout que le fournisseur soit capable de respecter les exigences en terme de régulation. Si ce n'est pas le cas, notre département import ne donnera pas le feu vert pour aller de l'avant dans les opérations.

S’attaquer aux négociations

Si vous achetez en Chine, c'est bien pour une raison précise : économiser sur le cout de vos produits ! Et en la matière, s'approvisionner en Chine ne s'arrête pas au fait de trouver un fournisseur, il faut ensuite négocier. Cette phase de l'approvisionnement n'est pas inné, la négociation est tout un art. Tout un art puisqu'il faut considérer une multitude de facteur comme les certifications, les normes, les conditions de paiement, les délais et bien entendu le prix. Mais il y a également des facteurs indirect qui impacte la négociation : la langue, la culture, les relations que vous avez avec ce fournisseur... Et c'est là que DocShipper prend tout son sens, nous maitrisons l'ensemble du processus !

Mise en conformité

Vous lancer votre propre marque ou votre fournisseur n'est pas capable de fournir les certifications adéquates ? Pas de problème, nous pouvons nous en occuper ! Nous fournissons régulièrement des services de test en laboratoire pour certifier la conformité des produits. Si cela est requis par les douanes de votre pays de destination, cette étape sera obligatoire sinon vos produits seront bloqués au niveau de la frontière. Demandez conseil auprès de votre expert DocShipper pour en apprendre plus sur ce service et surtout si vos produits en auront besoin. En effet, c'est un service qu'il faut budgétiser mais aussi considérer d'un point de vue temps. Pour certains produits, ce test peut être extrêmement long !

Contrôle qualité de la production

C'est une étape qui est certes non obligatoire, en revanche nous la conseillons fortement notamment lorsque vous faites un achat important pour la première fois auprès d'un fournisseur. Dans la pratique, nous envoyons une équipe sur place pour vérifier - comme son nom l'indique - la qualité de la production. Cette inspection se réalise sur 2 facteurs bien précis :

• La largeur du contrôle : C'est le nombre d'unité que nous allons contrôler, par exemple si vous produisez 10.000 unités nous allons inspecter 1.000 unités (10% du total) et ensuite faire un ratio pour déterminer les 9.000 unités restantes. Naturellement, moins nous contrôlons d'unité, moins ce service sera long et donc abordable.
• La profondeur du contrôle : Ce facteur définit la précision de l'inspection. Par exemple si vous achetez des vélos électriques, nous pouvons faire un simple contrôle visuel (est-ce que le logo a bien été imprimé par exemple) ou nous pouvons faire un contrôle bien plus approfondi comme des tests de batterie, tester certaines fonctionnalités... Encore une fois, plus l'inspection est fastidieuse, plus elle sera couteuse.

Logistique et fret international

Qui dit approvisionnement, rime forcément avec logistique internationale. Et vous tombez bien ! DocShipper a un département spécialisé dans le domaine. Nous prenons en charge l'ensemble du processus logistique de l'usine du fournisseur jusqu'à votre entrepôt, votre maison ou votre bureau. Une solution sur mesure qui inclut l'ensemble des étapes nécessaires au bon déroulement des opérations : emballage, stockage, consolidation, fret international (maritime, aérien, ferroviaire ou routier), dédouanement... Bref, vous vous occupez de rien car nous faisons tout pour vous !

Quelles sont les spécifications de produit les plus fréquentes ?

Il n'y a pas de processus parfait à suivre pour établir votre cahier des charges puisque ce dernier dépend principalement de votre projet en lui-même. Chaque projet étant (plus ou moins) unique, il est donc très difficile de vous donner un processus à suivre et qui marchera à chaque fois. En revanche, nous allons listé une multitude de point que vous devez clarifier vis à vis de votre fournisseur :

• Quelle est l'application de votre produit ?
• Quel sont les matériaux du produit ?
• Quelles sont les dimensions ? (Ex: épaisseur, longueur, largeur, hauteur)
• Y a-t-il d'autres besoins ? (Ex: couleur, type de bois, durabilité, résistant à l'eau, etc.)
• Normes de conformité basées sur le marché cible (ISO, FDA, CE, etc.)
• Exigences d'usinage ? (Rugueux, doux, flexible)
• Chaque industrie aura un jargon, une terminologie et des abréviations. Définissez autant que vous le pouvez pour lever le moindre doute.
• Le libellé doit être court et direct.
• À quelle destination votre produit est-il expédié ?
• Les dimensions et les exigences de poids doivent inclure des niveaux de tolérance.
• Les spécifications de couleur doivent être référencées avec un code unique.
• Les performances du produit doivent être incluses (par exemple, températures et humidité extrêmes)
• Lorsque des tests spécifiques sont nécessaires, les normes utilisées pour mesurer des mesures précises doivent être incluses (matériaux, conditions…)

Pourquoi l’emballage est-il si important ?

• Protection des produits : Il est important de protéger vos produits que cela soit pour l'image de marque comme pour le produit en lui-même. Les produits seront chargés et déchargés une multitude de fois avant d'arriver à votre destination finale (magasin / entrepôt / etc.). De nombreuses usines ont tendance à utiliser des matériaux à faible coût pour optimiser les coûts d'emballage. Ils n'ont pas l'initiative de maximiser, car ils ne vendent pas directement aux clients finaux. L'emballage à faible coût peut être très coûteux sur le long terme. Vos produits doivent être protégés contre divers facteurs tels que les chocs mécaniques, les vibrations, les variations de température, les variations d'humidité, etc.
• Information du produit : L'emballage est couramment utilisé à des fins pratiques : guides de transport, recyclage du produit et/ou de l'emballage, objectif de suivi et de traçabilité, guides d'utilisation du produit, réglementations relatives aux produits et bien plus encore. Mais il est également la première impression de vos produits et quoi que l'on puisse dire, cela a son importance !
• Jouer avec les MOQ : Certains fournisseurs peuvent obtenir un MOQ (Minimum Order Quantity) incroyablement élevé et qui dépasse la quantité souhaitée. Vous ne voulez pas trop d’inventaire. Essayez de demander au fournisseur s'il y a une raison pour laquelle le MOQ est si élevé (par exemple, 10.000 pièces). Parfois, vous obtiendrez une réponse surprenante selon laquelle le MOQ de l'emballage est de 10.000 pièces. Ensuite, vous pouvez demander la possibilité de passer à une autre catégorie d'emballage (par exemple, boîte blanche).
• Image de marque et marketing : L'emballage est la première impression de votre produit. Que ressentiriez-vous si vous aviez votre iPhone était emballé dans une boîte blanche ? La conception graphique et la conception physique sont souvent appliquées à la présentation du point de vente. La plupart des emballages sont conçus pour refléter le message et l’identité de la marque.

Voici les informations clés que nous obtiendrons des laboratoires :

1. Quels tests doivent être effectués et dans quel but ?
2. Quel est le coût du test en laboratoire ?
3. Combien de temps cela prendra-t-il pour faire ce test ?
4. Quel plan de test devrions-nous mettre en place pour les tests périodiques pendant la production en cours?
5. La certification d’essai ou le numéro d’essai existant du fournisseur est-il enregistré ?

Remarque DocShipper : Vous trouverez plus d'informations sur les certifications et normes sur les sites officiels (ou en contactant directement nos experts!) :

• Marquage CE
• Directives RoHS
• Certification ISO
• Traité Européens

Remarque DocShipper : Il n'est pas facile de qualifier un bon fournisseur ! Tout d'abord parce que c'est une industrie assez technique et il faut donc un minimum de connaissance pour naviguer dans ce domaine en toute sécurité. Mais aussi parce que les arnaques se développent avec le temps et deviennent de moins en moins détectable pour le commun des mortels. En effet, il n'est pas rare de trouver un fournisseur avec des certifications et/ou licenses expiré voire même photoshoper ! En passant pas un agent d'approvisionnement comme DocShipper, vous achetez l'esprit libre, pensez-y !