Demande de cotation transport : Le guide

Qu’est ce qu’une demande de cotation transport ?

Une demande de cotation transport, également appelée demande de devis ou demande de tarif, est un document ou une requête formelle envoyée par un expéditeur à un ou plusieurs transporteurs dans le but de recevoir une offre de prix pour le transport de marchandises d'un point A à un point B. Cette demande vise à obtenir des informations détaillées sur les coûts, les conditions, et les services associés au transport de biens.

Les composantes d’une demande de cotation transport

Les informations sur les marchandises

• Type de marchandises : Description détaillée des biens à transporter (par exemple, produits alimentaires, matériaux de construction, équipements électroniques).
• Dimensions et poids : Taille et poids des marchandises, souvent spécifiés en unités métriques ou impériales.
• Quantité : Nombre d'unités ou volume total des marchandises à transporter.
• HS Code : Le Système harmonisé est un registre de classification des produits pouvant être amené à passer les douanes. Consultez la base de données du tarif douanier national de votre pays. 

Les Détails sur l'Itinéraire

• Point de départ : Lieu de prise en charge des marchandises (adresse exacte, ville, code postal).
• Point d'arrivée : Destination finale des marchandises (adresse exacte, ville, code postal).
• Itinéraires alternatifs : Options pour différents itinéraires ou modes de transport si applicables.

Les contraintes et les exigences spécifiques

• Délais : Dates et heures de chargement et de livraison, ainsi que les délais requis.
• Conditions de transport : Exigences particulières telles que la température contrôlée, la manutention spéciale, ou le transport sous douane.
• Équipements nécessaires : Besoin de véhicules spécifiques (camions frigorifiques, conteneurs spécialisés, etc.).

Les services additionnels

• Assurance : Type et montant de l’assurance nécessaire pour couvrir les marchandises pendant le transport.
• Documentation : Documents requis pour le transport (lettre de transport, documents douaniers, etc.).
• Suivi et traçabilité : Services de suivi des expéditions en temps réel.

Les détails sur le fournisseur

• Informations de contact : Coordonnées de la personne responsable de la demande chez l’expéditeur.
• Informations sur l’entreprise : Nom, adresse, et description de l’entreprise expéditrice.

Comment se fait une demande de cotation transport à l’international ?

Une demande de cotation transport à l’international se déroule en 6 étapes.

Préparation des informations

Ici nous reprendrons pratiquement les mêmes informations que nous avons détaillées plus haut dans notre article.

Description des marchandises

• Type de marchandises : Préciser la nature des biens (produits chimiques, électroniques, textiles, etc.).
• Dimensions et poids : Fournir des mesures exactes pour chaque unité.
• Quantité : Indiquer le nombre total d'unités ou le volume à transporter.

Détails de l'itinéraire

• Point de départ : Adresse exacte de l'entrepôt ou du site d'expédition.
• Point d’arrivée : Adresse exacte de la destination finale, incluant le pays de destination.
• Routes et modes de transport : Prendre en compte les options multimodales (aérien, maritime, routier, ferroviaire).

Contraintes et exigences spécifiques

• Délais : Spécifier les dates et heures de chargement et de livraison.
• Conditions de transport : Exigences spécifiques comme la température contrôlée ou la manutention particulière.
• Équipements nécessaires : Besoin de conteneurs spécialisés, de camions réfrigérés, etc

Services additionnels

• Assurance : Déterminer le type et le montant de l'assurance nécessaire pour couvrir les marchandises.
• Documentation : Identifier tous les documents requis pour l'importation/exportation (lettres de crédit, certificats d'origine, factures commerciales, etc.).
• Suivi et traçabilité : Demander des services de suivi en temps réel.

Sélection des transporteurs et des intermédiaires

La recherche de transporteurs internationaux

• Liste des transporteurs potentiels : Sélectionner des transporteurs ou des intermédiaires logistiques spécialisés dans le transport international.
• Critères de sélection : Réputation, expérience internationale, capacité à gérer des expéditions complexes.

Pré-qualification des transporteurs

• Vérification des licences et certifications : S'assurer que les transporteurs sont conformes aux réglementations internationales.
• Les références et avis clients : Vérifier les témoignages et les références des clients précédents.

Envoi de la demande de cotation

Rédaction de la Demande

• Format de la demande : Utiliser un format clair et détaillé, de préférence un document standardisé ou un formulaire en ligne.
• Informations complètes : Inclure toutes les informations préparées précédemment (description des marchandises, itinéraire, contraintes, services additionnels).

Communication

• Canal de communication : Envoyer la demande par e-mail, via une plateforme en ligne dédiée, ou tout autre moyen convenu.
• Suivi des envois : S’assurer que chaque transporteur a bien reçu la demande.

Réception et évaluation des offres

Analyse des Offres

• Comparaison des prix : Comparer les tarifs proposés par les différents transporteurs internationaux.
• Évaluation des services : Examiner les services inclus, les délais proposés et les conditions de transport.
• Conditions contractuelles : Lire attentivement les termes et conditions de chaque offre.

Négociation

• Discussion des termes : Négocier les aspects tarifaires, les services additionnels, et les conditions spécifiques.
• Clarification des points : Poser des questions pour clarifier toute ambiguïté dans les offres reçues.

Sélection du transporteur et confirmation

Choix du Transporteur

• Critères de sélection : Prendre une décision basée sur le coût, la qualité des services, et la fiabilité du transporteur.
• Annonce de la décision : Informer le transporteur choisi de la décision.

Confirmation de la Cotation

• Formalisation de l'accord : Signer un contrat ou un accord de service détaillant les termes et conditions.
• Planification des détails : Finaliser les détails opérationnels comme les dates de chargement et de livraison, et les contacts de coordination.

Suivi et évaluation post-transport

Suivi de l'Expédition

• Monitoring : Utiliser les services de suivi pour surveiller l'avancement du transport.
• Communication continue : Maintenir une communication ouverte avec le transporteur pour résoudre tout problème en temps réel.

Évaluation Post-Transport

• Feedback et analyse : Évaluer la performance du transporteur et le respect des conditions.
• Documentation : Archiver toutes les informations et documents pour référence future et évaluation.

Facteurs déterminants les modalités de la demande de cotation à l’international

Une demande de cotation à l’international implique des modalités dont les facteurs déterminants sont :

• Les réglementations internationales : il faut s’assurer que toutes les parties impliquées respectent les lois et réglementations des pays d'origine et de destination tout en gérant les documents douaniers, certificats, et autres formalités
• La nature des marchandises : les produits dangereux, périssables et nécessitant des soins particuliers influencent les modalités de la cotation ainsi que le volume et le poids qui déterminent les mode de transport 
• Les modes de transport et la disponibilité des transporteurs influencent les modalités qui ne sont pas les mêmes selon qu’il s’agisse de transport aérien, maritime, routier, ferroviaire ou encore multimodal. La complexité du parcours impacte également les modalités de la cotation 
• Les coûts et les tarifs qui varient selon le mode de transport, la distance, le volume de marchandises, …. il s’agit alors de comparer plusieurs offres de cotation
• Les délais et les contraintes logistiques influent sur le choix du mode de transport ainsi que la flexibilité des horaires
• Les services additionnels tels que l’assurance ou la couverture supplémentaire pour les marchandises en transit ainsi que le suivi et la traçabilité impactent également les modalités d’une demande de cotation à l’international.

Comment soumettre une demande de cotation avec DocShipper ?

Dans cette partie de l’article, nous avons choisi de nous appuyer sur notre formulaire de demande de devis afin de mieux illustrer nos propos quant à la demande de cotation internationale.

1. Remplissez les informations de départ et d’arrivée de votre marchandise.

2. Remplissez les détails de votre projet

3. Choisissez le mode de transport et les services additionnels

3. Remplissez vos informations personnelles