Logistique 101: [Expédition – Fret – Import – Export ]

Grâce au suivi du fret en charge partielle et en charge partagée, apprenez à optimiser votre approvisionnement ! En supposant que votre entreprise ne possède pas de flotte de transport privée, le transport et le suivi du fret exigent un peu de bonne foi. Il vous faudra faire confiance à de multiples acteurs. De vos partenaires transporteurs en passant par les services de chargement partiel, cela fait beaucoup de confiance à donner. C'est pourquoi il est important de confier le transport de vos marchandises à une société qui assure un suivi fiable, transparent et sans heurts.

Les avantages du suivi du fret peuvent améliorer considérablement vos opérations commerciales.

Le suivi du fret profite à votre entreprise

Si vous expédiez directement à un client, le suivi du fret vous permet de rester au courant de l'état de la livraison et d'informer le destinataire en cas de retard. Le suivi des expéditions de fret joue donc un rôle crucial dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement.  Il permet une expérience d'expédition positive qui grâce à son efficacité vous apportera une plus grande satisfaction des clients ainsi qu'une tranquillité d'esprit générale.

Le bon fonctionnement des entrepôts est le signe d'une chaîne d'approvisionnement bien huilée, le suivi de fret vous informe sur la localisation de vos envois ce qui permet aux entrepôts de se préparer aux arrivées et de faciliter le bon déroulement des opérations.

Comment fonctionne réellement le suivi du fret ?

Après avoir trouvé un fournisseur, de services logistiques tiers, un courtier et un transporteur de marchandises, l'expéditeur devra trouver un prix bas et enfin confirmer la commande auprès de la société de transport.

Une fois la commande confirmée, le transporteur attribue l'élément d'information le plus important pour le suivi de l'expédition, le numéro PRO.   (Le numéro PRO est un numéro de suivi de sept à dix chiffres qui identifie votre envoi de marchandises).

Si l'envoi contient plusieurs palettes avec différents numéros PRO, le transporteur peut utiliser un seul numéro PRO pour suivre l'ensemble de l'envoi. Après avoir généré le numéro PRO, le transporteur l'ajoute au connaissement de l'expédition. L'étape suivante consiste à créer des étiquettes d'expédition. Pour créer une étiquette d'expédition, le transporteur combine le numéro PRO avec son code alpha standard de transporteur pour former un code à barres qui sera scanner chaque fois que le transporteur charge ou décharge l'envoi, il scanne l'étiquette d'expédition.

L'emplacement du chargement est ainsi automatiquement mis à jour dans le système de suivi du transporteur, ce qui permet aux expéditeurs de suivre le chargement de l'enlèvement à la livraison.
Pour que chaque palette soit facilement scanners, les transporteurs placent des étiquettes d'expédition à l'extérieur.

Comment suivre une expédition LTL ?

Le suivi LTL peut être assez compliqué, par exemple, les envois en lots brisés sont acheminés par le système en étoile. Le fret est susceptible d'être transporté par plus d'un camion et d'être transbordé dans plusieurs terminaux. En raison du potentiel élevé de retards dans le système d'expédition LTL, consulter notre guide étape par étape sur la façon de suivre le fret LTL pour obtenir des instructions complètes.

Pour cette raison, nous vous recommandons de garder un œil sur votre envoi en créant un compte en ligne avec votre transporteur pour accéder à son système de suivi du fret. Lorsqu'il s'agit de suivre un envoi particulier, ayez le numéro PRO à portée de main. Vous saisirez le numéro PRO de l'envoi dans le système de suivi du transporteur pour vérifier le statut de l'envoi, signaler tout problème au service clientèle et obtenir une estimation de la livraison. Si, pour une raison quelconque, vous ne disposez pas du numéro PRO, vous pouvez également suivre les envois à l'aide de votre numéro de commande, de votre numéro de référence client ou de votre numéro de référence d'envoi.

Si vous voulez savoir où se trouve votre fret à tout moment, vous pouvez attacher des balises de suivi GPS à votre envoi. Il se peut toutefois que vous ne puissiez pas récupérer la balise GPS, selon la destination finale de l'envoi.

Familiarisez-vous avec le jargon du suivi du fret 

Pendant le suivi d'un envoi, il est utile de comprendre ce que chaque mise à jour de la livraison signifie réellement.

Livraison estimée : Lorsqu'elle établit un devis, la société de transport vous donne également une date de livraison estimée. La société estime la date de livraison en fonction de la date d'enlèvement prévue et de la distance jusqu'à la destination finale de la marchandise.

Commandé : Vous (l'expéditeur) avez confirmé et accepté d'utiliser une certaine société pour transporter votre envoi.

Expédiée : Le transporteur est en route vers le lieu d'enlèvement de l'envoi.

Enlevé : Le transporteur a bien enlevé l'envoi !

En transit : Cette option vous permet d'afficher la ville et l'état du dernier emplacement connu de votre envoi, afin que vous puissiez suivre sa progression de l'enlèvement à la livraison.

En cours de livraison : L'envoi est prêt à être livré et arrivera le jour même.

Livré : C'est un succès ! Le transporteur a réussi à décharger l'envoi et à le livrer à sa destination finale.

Envoi retardé : Cela peut se produire pour un certain nombre de raisons, qu'elles soient ou non de votre ressort. Vérifiez le statut de l'envoi en ligne, contactez votre coordinateur de compte ou contactez le service clientèle pour plus de détails. Après avoir recherché la cause du retard, informez le reste des partenaires de votre chaîne d'approvisionnement afin qu'ils puissent se préparer à un changement de plan.

Refus du destinataire : Plusieurs raisons peuvent expliquer un refus de livraison de la part du destinataire. Par exemple, le destinataire peut exiger un rendez-vous de livraison (que l'expéditeur a oublié de demander) ou avoir besoin d'un hayon (et le camion de livraison n'en a pas). Encore une fois, contactez l'équipe du service à la clientèle du transporteur pour obtenir de l'aide.

La différence entre le suivi TL et LTL

Si vous connaissez bien les méthodes d'expédition LTL (less than load ou less than truckload) et TL(full truckload), vous comprendrez immédiatement pourquoi le suivi TL est plus précis que le suivi des expéditions LTL.

L'expédition LTL est assez complexe, même si sont cout est faible, le fret en chargement partiel passe par un système compliqué. En effet, le fret doit s'arrêter à de nombreux centre et terminaux, ce qui accroit les risques pour l'expéditeur. Il doit alors se fier à de nombreux parties tiers pour manipuler l'envoi en toute sécurité, le scanner à chaque arrêt et, surtout, ne pas l'égarer complètement. Les envois de charges partielles sont exposés à un risque accru de dommages, car les transporteurs manipule le fret à chaque arrêt. En ce qui concerne le suivi des envois, le suivi des chargements partiels est à peu près aussi complexe que le réseau par lequel ils transitent. En générale un envoi coute entre 150 et 5 000 livres.

D'ailleurs, si on le compare aux transports de charges complètes par camions, aussi appelé "usage exclusif", car le camion transporte les marchandises d'un seul expéditeur, qui ne partage pas l'espace de la remorque avec quelqu'un d'autre. On remarque le risque de dommages pour les expéditions à usage exclusif est bien moindre que celui des expéditions TL, en effet, le transport de lots complets étant de charge à charge, le colis reste dans le camion du point de départ jusqu'à sa destination. Le suivi des TL est également beaucoup plus précis que celui des LTL grâce au nombre minimal d'arrêts et de parties impliquées.

De plus, le suivi des chargements de camions est plus précis que jamais depuis 2015 grâce à la FMCSA (Federal Motor Carrier Safety Administration) qui a rendu obligatoire l'utilisation des dispositifs de consignation électronique (ELD). Ces dispositifs aide les répartiteurs à rester au courant de l'état des camions en temps réel, car ils enregistrent et téléchargent automatiquement les emplacements des camions dans les logiciels de gestion de flotte des transporteurs.

La capacité de suivis des frets TL est donc plus facile, car il ne quitte jamais la remorque du transporteur, tout l'inverse du service LTL.

Comme il n'y a pas de transbordement de marchandises et qu'il n'y a qu'un seul camion à suivre, le suivi des expéditions de transport de lots complets est une véritable promenade de santé.

Les bases de l’expédition de fret

Pour être plus à l'aise lorsque vous naviguer dans les devis et les contrats il faut vous familiariser avec les bases de l'expédition de fret, car si vous êtes chargé de trouver un nouveau transporteur de marchandises pour votre entreprise et que vous êtes novice en matière de logistique cela risque sans doute de poser quelques problèmes.

À première vue, le processus d'expédition semble simple. Vous recherchez quelques transporteurs de marchandises, vous comparez les prix, vous choisissez le meilleur tarif et vous demandez à quelqu'un de venir chercher vos marchandises, n'est-ce pas ? C'est possible, mais le processus de sélection implique un peu plus d'assiduité si vous voulez obtenir le meilleur prix et les meilleures conditions.

Voici ce que vous devez savoir avant de demander un devis :

• le type de produits que vous envoyer
• le poids
• votre budget, le mode de paiement prévu et les conditions de paiement de l'entreprise
• Où, exactement, l'envoi sera pris en charge et déposé
• un équipement ou un service tiers

Cette petite liste est importante, car elle vous permettra de bien débuter les démarches. 

Lorsque vous recherchez des transporteurs, il est également toujours bon de demander des informations sur les remises en gros, les promotions et les réductions de prix pour les premiers arrivés.

Emballage des envois

Une fois que vous avez déterminé le type d'envoi, vous devez déterminer qui va l'emballer. Trois options s'offrent à vous :

Options 1 : La plus rentable votre entreprise emballe vos marchandises. Si c'est le cas il faut vous renseigner auprès de votre transporteur, car ils peuvent refuser les envois qui ne sont pas emballés correctement et un emballage inadéquat peut endommager les articles pendant le transport.

Options 2 : La plus chère, un service tiers emballe vos marchandises. C'est la solution la plus pratique, car elle évite les risques d'emballages incorrects.

Options 3 : Votre transporteur emballe vos marchandises. Si c'est un service qu'il propose, cette option peut être la plus simple.

N'oubliez pas de demander aux transporteurs s'ils offrent des garanties !

Qui paie la facture et quand est-elle due ?

Selon ce que vous expédiez, trois options s'offrent à vous :

Option n° 1 -La partie destinataire paie la facture lorsqu'elle reçoit l'envoi.

Option n° 2 - Un tiers paie la facture à un moment convenu du processus.

Option n° 3 - Votre entreprise paie la facture après l'expédition du fret.

Assurez-vous de bien comprendre les politiques de paiement de votre entreprise et la relation entre vous (l'expéditeur) et la personne qui reçoit votre commande, car il existe un grand nombre d'accords commerciaux et de clauses contractuelles différents qui peuvent avoir une incidence sur la personne qui paie l'expédition du fret et sur le moment où la facture est payée.

Ensuite, vérifiez que toutes les conditions de paiement décrites dans le contrat de votre transporteur sont conformes.