Bienvenue dans ce 13ᵉ chapitre de notre bible de l'import ! Un chapitre que nous allons diviser en quatre sous-parties : nous verrons dans un premier temps la méthode pour suivre votre commande de manière professionnel, ensuite comment vous pouvez organiser l'inspection de la production. Une 3ᵉ partie abordera la logistique ainsi que la réception de votre commande. Enfin, une dernière partie abordera la partie réclamation et compensation en cas de litige, bien qu'il n'est pas souhaitable, c'est une partie importante à ne pas négliger !
Naturellement, n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ! N'oubliez pas qu'en tant qu'agent d'approvisionnement et transitaire, nous sommes probablement les mieux placés pour vous conseiller sur ce genre de problématique !
Bonne lecture !
Sommaire de la page
Suivre votre commande
On ne va pas tergiverser longtemps sur le sujet, cette étape est tout simplement vitale ! Vous ne pouvez pas simplement passer commande, vous asseoir et vous détendre (à moins que vous fassiez appel à un agent d'approvisionnement comme DocShipper).
Veillez à rester en communication avec le fournisseur. Il n'est pas nécessaire que ce soit quotidien, mais il ne serait pas mauvais de vérifier le statut une fois par semaine, surtout si vous êtes en train de fixer la date d'inspection ou d'expédition avec votre société d'inspection/prestataire logistique (encore une fois, DocShipper s'occupe de tout !).
Malheureusement, les fournisseurs reçoivent beaucoup de commandes, de sorte que certaines petites commandes peuvent être moins prioritaires. N'oubliez pas de lui rappeler les délais que vous avez fixés dans le contrat.
Il est fréquent que quelques éléments de la commande, tels que la marque d'expédition sur le carton d'exportation, l'emballage, etc. soient discutés après la passation de la commande.
Cela ne signifie pas que vous n'avez pas besoin de vous préparer à tout avant de passer la commande. Mais vous gagnerez du temps en préparant les instructions au fournisseur avant le jour-j.
Il ne serait pas très judicieux d'inonder le fournisseur lors de la passation de commande avec toutes les informations, mais il faut couvrir l'essentiel. L'essentiel est mentionné dans le chapitre précédent que vous trouverez ici : Bible de l’Import | Négociation – Paiement – MOQ – Comment finaliser la commande ? [CHAPITRE 12]
Faites-vous une checklist et marquez les choses de manière détaillée ou relancez le fournisseur lorsque des choses sont en suspens.
Organiser l’inspection
Il existe plusieurs sociétés d'inspection tierces en Asie. Certains des grands noms sont : Bureau Veritas, SGS, DocShipper Quality Control, pour n'en citer que quelques-uns. Les deux premières sont généralement coûteuses car ce sont des multinationales qui axent leurs services pour les grands groupes occidentaux. DocShipper vous propose un service simple et rentable qui devrait vous convenir parfaitement : un contrôle rapide (généralement 48h), un rapport professionnel et un prix imbattable (à partir de 350 Euros) !
Pour réserver un créneau pour une inspection, ce n'est pas compliqué, vous avez juste à vous rendre sur cette page : Services d'inspection DocShipper. Vous trouverez en bas de page un formulaire pour prendre un rendez-vous téléphonique avec nos experts en seulement 3 clicks !
Une fois l'inspection terminée, nous vous enverront un rapport d'inspection. Sur la base de ce rapport, vous pouvez soit :
- Débloquer le chargement auprès du fournisseur (release the shipment)
- Demander au fournisseur de retravailler les marchandises conformément aux conditions convenues et de régler les problèmes constatés lors de l'inspection
Ce n'est que lorsque vous êtes entièrement satisfait que vous devez débloquer le chargement. Dans la plupart des cas, il y aura des constatations mineures, telles que des éraflures, des bosses ou des problèmes d'emballage. Si cela ne vous dérange pas, vous pouvez alors payer le reste de votre commande (généralement 70%). S'il y a des problèmes majeurs, comme des fils défectueux ou des couleurs incorrectes, demandez à votre fournisseur de retravailler les marchandises.
Croyez-nous, il les retravaillera, car il attend toujours le paiement intégral. N'oubliez pas, ne payez JAMAIS tout d'avance !
Une fois que tout est en ordre, vous pouvez donner à votre prestataire logistique l'ordre de venir chercher les marchandises et de lancer les opérations.
Voici quelques pages sur ce à quoi peut ressembler un rapport d'inspection : INSPECTION REPORT DOCSHIPPER
Conseil DocShipper : Vous avez bien sûr le droit de sauter ce process, mais il est fortement recommandé, en particulier pour les nouveaux venus et pour les commandes d'un montant supérieur à 5 000 USD. Vous n'avez pas idée combien d'importateur regrette d'avoir tenté d'économiser sur un service de contrôle qualité et qui se mord les doigts en fin de course !
Logistique internationale | Recevoir votre commande
Vous avez pris des dispositions préalables avec votre propre prestataire logistique ou celui du fournisseur pour le chargement et la livraison. Voici vos options concernant les formes de livraison :
- Transport Express : Vous exploitez le réseau de sociétés comme DHL, Fedex, UPS... Cette solution est adéquate si vous avez un volume assez faible, généralement inférieur à 100 Kgs.
- Transport aérien : Avec cette méthode, vous louez l'espace disponible dans les compagnies aériennes comme Air France, Qatar Airways, China Airlines... Cette solution est rentable si vous avez des délais à tenir mais peut devenir très cher si le volume de l'expédition est important !
- Transport maritime : Vous allez expédier votre cargaison par container en louant un espace sur des sociétés comme Maersk, MSC, COSCO Shipping, CMA-CGM, Hapag Lloyd... pour ne citer que les 5 plus importants. Cette solution est la plus connue, tout simplement, car elle est la moins chère pour l'envoi de volume important !
- Transport ferroviaire : La dernière option qui s'offre à vous pour expédier entre la Chine et l'Europe est de passer par des trains. C'est une solution qui est presque deux fois plus rapide que le fret maritime, mais qui est également plus chère, un juste milieu entre le fret maritime et le fret aérien.
✓ = Méthode d’expédition la plus adéquate
≅ = Méthode d’expédition possible
✘ = Méthode d’expédition non adaptée
Une fois que vous avez payé toutes les taxes et tous les droits de douane nécessaires, votre commande doit être reçue dans votre entrepôt/bureau.
Dès réception, vérifiez le contenu de toutes les marchandises. Si vous avez commandé une grande quantité de pièces, cela doit être fait de manière professionnelle par un centre/une entreprise de traitement des commandes.
Vérifiez le contenu des marchandises et ouvrez quelques boîtes pour vous assurer que vous avez reçu les bons articles.
Vos produits sont prêts à être vendus !
Conseil DocShipper : vous souhaitez davantage d'information sur le sujet ? Parfait, le chapitre 10 aborde la question de la logistique internationale ! N'hésitez pas à vous rendre sur cette article pour avoir plus de détails sur le sujet : Bible de l’Import | Logistique internationale depuis la Chine [CHAPITRE 10]
Réclamation et compensation en cas de litige
Les marchandises que vous avez reçues sont endommagées, la mauvaise fiche est jointe, ou les marchandises sont retournées par votre client pour cause de mauvais fonctionnement ou pour d'autres raisons. C'est un peu délicat !
Rassemblez toutes les informations sur les articles retournés ou endommagés. Documentez-les avec des photos, des courriels et des rapports de vos clients.
Commencez par calculer les pertes subies en raison d'articles cassés/endommagés et les pertes dues à la perte de ventes. Prenez le chiffre souhaité et ajoutez 20 %.
Pourquoi 20 % ? Parce que le fournisseur ne vous proposera probablement que 50 % du montant total de votre réclamation dans sa première réponse.
Envoyez un rapport combiné et détaillé au fournisseur et indiquez votre demande avec le montant souhaité.
S'il s'agit d'un nouveau fournisseur, il essaiera probablement de se débrouiller seul.
Mais si vous avez des preuves concrètes, il ne peut rien faire - même s’il essaiera de toujours payer le moins possible.
Dans de nombreux cas, le fournisseur vous offrira une réduction sur votre prochaine commande. Cela peut être acceptable si vous prévoyez de passer une nouvelle commande et que le fournisseur est généralement fiable pour vos autres commandes/expéditions.
Si vous ne prévoyez pas de passer une nouvelle commande auprès de cette usine, vous pouvez tout aussi bien exiger une indemnisation immédiate. Nous n'irons pas jusqu'à menacer le fournisseur, mais des appels téléphoniques et des courriels quotidiens l'aideront certainement s'il s'entête à refuser l'indemnisation.
Une autre possibilité est que si vous avez fait effectuer une inspection par une tierce partie (comme DocShipper) et que le rapport de cette inspection ne révèle aucun problème de production ou aucun problème particulier, vous pouvez en fait réclamer de l'argent à la tierce partie. Mais vous aurez besoin de preuves substantielles, comme avec le fournisseur. Ces preuves peuvent être apportées en plus de la demande d'indemnisation à l'usine afin d'obtenir le maximum de compensation pour le préjudice subi.
Il existe également quelques options juridiques si vous êtes dans votre droit. Vous pouvez contacter un avocat en Chine ou un avocat dans votre pays d'origine.
Certains fournisseurs ont une assurance responsabilité civile produits qui couvre la perte due à un problème avec leurs produits.
Si vous importez régulièrement de grandes quantités, nous vous recommandons également de vous renseigner auprès de votre compagnie d'assurance. Il en existe quelques-unes en Chine et à Hong Kong qui proposent ce service si vous ne trouvez rien dans votre pays d'origine. Par exemple, HSBC qui est la plus grande banque d'Asie !
Info DocShipper : N'hésitez pas à naviguer à travers les différents chapitres de notre bible de l'import. Un sujet que nous avons traité sous 14 chapitres avec des points techniques, des astuces, de l'information... À vous de miser sur vous-même en vous formant !
- Bible de l'import | Pourquoi et comment importer de Chine ? [CHAPITRE 1]
- Bible de l'import | Comment trouver le bon produit à importer ? [CHAPITRE 2]
- Bible de l'import | Où et comment acheter en gros en Chine ? [CHAPITRE 3]
- Bible de l'Import | Commander et tester des échantillons de Chine [CHAPITRE 4]
- Bible de l'import | OEM vs ODM - Quelle option choisir ? [CHAPITRE 5]
- Bible de l'Import | Paiement des fournisseurs en Chine [CHAPITRE 6]
- Bible de l'Import | Comment construire une relation avec les grossistes ? [CHAPITRE 7]
- Bible de l'Import | Tout savoir sur le DropShipping [CHAPITRE 8]
- Bible de l'Import | Calculer vos couts et connaitre votre responsabilité [CHAPITRE 9]
- Bible de l'Import | Logistique internationale et contrôle qualité en Chine [CHAPITRE 10]
- Bible de l'Import | Suivi des commandes - Comment bien préparer le terrain ? [CHAPITRE 11]
- Bible de l'Import | Négociation - Paiement - MOQ - Comment finaliser la commande ? [CHAPITRE 12]
- Bible de l'Import | La commande fournisseur est prête, et maintenant ? [CHAPITRE 13]
- Bible de l'import | Vendre mes produits sur eBay ou Amazon [CHAPITRE 14]
Conseil DocShipper : Nous vous aidons sur l'ensemble de la procédure d'approvisionnement alors n'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
- Vous avez du mal à trouver le produit ? Appréciez nos services de sourcing, nous trouvons directement le fournisseurs adéquates pour vous !
- Vous n'avez pas confiance en votre fournisseur ? Faites appel à nos services d'audit d'entreprise pour vérifier que ce n'est pas une arnaque !
- Vous souhaitez contrôler la production ? Demandez à nos experts de faire un contrôle qualité des produits
- Vous n'êtes pas sur que vos produits soient aux normes ? Contactez notre département pour une vérification des certificats et des normes
- Vous avez besoin d'aide sur la partie logistique ? Notre département de fret international vous accompagne jusqu'à la livraison dans votre entrepôt
- Vous avez besoin de distribuer vos produits ? Nous fournissons des services 3PL avec stockage, gestion d'inventaire et livraison.
Bienvenue dans la branche française du groupe DocShipper, votre assistant import/export ! Profitez enfin d'un partenaire fiable pour vous accompagner sur l'ensemble du processus : approvisionnement, contrôle qualité, mise en conformité, transport international, dédouanement, distribution B2C... On ne s'improvise pas expert en logistique alors focalisez-vous sur la recherche de client et le développement de votre business, nous prenons en main le reste !
La communication est importante, c'est pourquoi nous nous efforçons de discuter de la manière la plus appropriée pour vous!
