Bienvenue dans ce 11ᵉ chapitre de notre bible de l’import ! Un chapitre qui va se focaliser sur 3 points, nous allons commencer sur la manière de gérer le suivi de vos commandes, ensuite nous verrons les choses que vous devriez faire avant de passer commande, enfin nous aborderons la partie emballage et étiquetage pour bien préparer votre importation.
Naturellement, n’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ! N’oubliez pas qu’en tant qu’agent d’approvisionnement et transitaire, nous sommes probablement les mieux placés pour vous conseiller sur ce genre de problématique !
Bonne lecture !
Créer un formulaire en interne pour suivre vos commandes
Nous vous recommandons, une fois votre commande passée, de vous munir de dossiers administratifs pour la suivre. Il peut s’agir simplement d’une check-list en Word ou Excel. Voici à quoi cela pourrait ressembler. Vous pouvez copier des sections ou faire votre propre liste en suivant sur cette base.
Décrivez le produit
- Écrivez les spécifications précises du produit
Identifier et pré-qualifier le(s) fournisseur(s)
- Répertoriez les fournisseurs potentiels qui offrent le bon type de produit
- Communiquez vos conditions standard (sur le paiement, QC…)
- Demandez un devis approximatif
- Faire une vérification des antécédents du fournisseur et un audit de l’usine
Partager les informations sur les produits avec les fournisseurs potentiels
- Demander au fournisseur de signer un NDA exécutoire
- Partager les spécifications du produit avec le(s) fournisseur(s)
- Envoyer un échantillon au(x) fournisseur(s), le cas échéant
- Obtenez des commentaires sur les spécifications du produit
Développer des outillages/moules spéciaux avec le(s) fournisseur(s), si nécessaire
- Trouver un accord de prix
- Obtenez un accord de développement signé et haché par le fournisseur
- Si nécessaire, virez de l’argent
Développer des échantillons avec le(s) fournisseur(s) [pour un nouveau produit]
- Le fournisseur envoie le 1er échantillon
- Commentaires des clients sur les premiers échantillons
- Si nécessaire, le fournisseur envoie plus d’échantillons
- Approbation de l’échantillon d’or
- Commentaires pour la fabrication
Développer des échantillons avec le(s) fournisseur(s) [pour un nouvel étiquetage ou un nouvel emballage]
- Le fournisseur envoie le 1er échantillon
- Commentaires des clients sur les premiers échantillons
- Si nécessaire, le fournisseur envoie plus d’échantillons
- Approbation de l’échantillon d’or
- Commentaires pour la fabrication
Finaliser les spécifications du produit
- Confirmez avec le fournisseur que les spécifications du produit sont correctes
Émettre un bon de commande, confirmer 1 fournisseur
- Sélectionnez 1 fournisseur
- Faire de la fiche technique du produit une pièce justificative du bon de commande
Autoriser le fournisseur à démarrer la production
- Obtenez un accord de fabrication signé et haché par le fournisseur
- Lancer le processus de paiement (transfert d’acompte / ouverture de lettre de crédit)
- Rappeler au fournisseur de réserver les matériaux/composants immédiatement
Commentaire sur les échantillons de production
- Le fournisseur envoie des échantillons provenant de la production en série
- Commenter les échantillons
- Si nécessaire, le fournisseur renvoie des échantillons
Inspection/tests pendant la production
- Partager le bon de commande et partager les spécifications du produit avec la société d’inspection
- Obtenez une estimation du prix/délai nécessaire et confirmez
- Informer le fournisseur des plans d’inspection
- Le fournisseur propose un calendrier d’inspection
- Obtenir un rapport et donner des commentaires au fournisseur
Livrer l’expédition avec un transitaire
- Obtenez des devis et comparez-les
- Confirmer un devis
- Commencez à suivre l’expédition avec le transitaire
Approuver la qualité avant expédition
- Partager le bon de commande et partager les spécifications du produit avec la société d’inspection
- Obtenez une estimation du prix/délai nécessaire, et confirmez
- Informer le fournisseur des plans d’inspection
- Le fournisseur propose un calendrier d’inspection
- Obtenir un rapport et donner des commentaires au fournisseur
- Si nécessaire, procéder à une réinspection et émettre une note de débit au fournisseur
Expédition
- Le transitaire annonce la date de clôture
- Autoriser l’expédition
- Le transitaire confirme que les produits ont été mis à disposition à temps
- Le transitaire confirme que les produits ont été expédiés
- Le fournisseur envoie une copie des documents
- Confirmez que les documents sont tous corrects
Paiement final
- Vérifier la quantité de produits expédiés
- Si paiement par virement bancaire : virer le solde
- Le fournisseur envoie tous les documents originaux
- Confirmer la réception de tous les documents originaux
Dédouanement
- Le transitaire/agent demande le dédouanement
- Paiement des droits d’importation
Transports à destination
- Organiser le transport intérieur
- Confirmer la réception des produits
Stockage
- Prévoyez suffisamment de main-d’œuvre et d’espace
QC sur les produits entrants
- Partager le bon de commande et partager les spécifications du produit avec le personnel interne de contrôle de la qualité
- Le service QC vérifie la conformité et la qualité
- Si nécessaire, donner un retour au fournisseur et aux inspecteurs
Emballage et étiquetage
Lorsque vous envoyez une commande, vous devez également inclure les étiquettes ou les numéros que vous souhaitez faire imprimer sur la boîte, le produit ou les cartons d’exportation. Votre fournisseur doit vous demander (une fois que vous avez passé votre commande) quelles sont les exigences en matière d’étiquetage.
Le marquage et l’étiquetage spécifiques sont utilisés pour faciliter les questions suivantes :
- Respecter la réglementation légale en matière d’expédition
- Assurer une manipulation correcte
- Dissimuler l’identité du contenu
- Aider les destinataires à identifier les envois et les exigences en matière d’expédition
- Assurer le respect des normes environnementales et de sécurité
En tant qu’acheteur, vous devez préciser (avec l’aide du fournisseur) quels marquages d’exportation doivent figurer sur votre cargaison pour en faciliter l’identification. Les produits peuvent nécessiter de nombreux marquages pour leur expédition. Par exemple, les exportateurs doivent apposer les marquages suivants sur les cartons à expédier :
- Marque de l’expéditeur
- Pays d’origine (CHINE)
- Poids (en livres et en kilogrammes)
- Nombre de colis et taille des caisses (en pouces et en centimètres)
- Marques de manipulation (symboles picturaux internationaux)
- Marquage de sécurité tel que « This Side Up » (en anglais et dans la langue du pays de destination)
- Port d’entrée
- Description du produit (une brève description suffit et doit être rédigée dans la langue du pays de destination)
Les marques sur les cartons d’exportation ressemblent généralement à ceci :
Note : Les marques des cartons d’exportation doivent être clairement indiquées sur votre bon de commande et, du côté du fournisseur, sur sa liste de colisage ou sa facture.
Les marques doivent apparaître sur trois faces du carton, de préférence sur le dessus et sur les deux extrémités ou les deux côtés.
La réglementation douanière concernant l’étiquetage des marchandises est strictement appliquée. Par exemple, de nombreux pays exigent que le pays d’origine soit clairement étiqueté sur chaque colis importé. La plupart des transitaires et des spécialistes de l’emballage des exportations peuvent fournir les informations nécessaires concernant les réglementations spécifiques.
Étiquettes sur les produits
Certains produits nécessitent des étiquettes sur le produit lui-même avec des informations de base. Ces étiquettes sont appelées étiquettes de classement. Dans les textiles par exemple, c’est la petite étiquette qui se trouve à l’arrière. Là encore, votre fournisseur doit avoir des exemples ou vous donner ces étiquettes :
N’hésitez pas à vous rendre sur le site officiel de l’Union Européenne pour en apprendre plus sur la réglementation de l’emballage et/ou étiquetage : Étiquetage et emballage de produit en UE
DocShipper Info
Info DocShipper : N’hésitez pas à naviguer à travers les différents chapitres de notre bible de l’import. Un sujet que nous avons traité sous 14 chapitres avec des points techniques, des astuces, de l’information… À vous de miser sur vous-même en vous formant !
- Bible de l’import | Pourquoi et comment importer de Chine ? [CHAPITRE 1]
- Bible de l’import | Comment trouver le bon produit à importer ? [CHAPITRE 2]
- Bible de l’import | Où et comment acheter en gros en Chine ? [CHAPITRE 3]
- Bible de l’Import | Commander et tester des échantillons de Chine [CHAPITRE 4]
- Bible de l’import | OEM vs ODM – Quelle option choisir ? [CHAPITRE 5]
- Bible de l’Import | Paiement des fournisseurs en Chine [CHAPITRE 6]
- Bible de l’Import | Comment construire une relation avec les grossistes ? [CHAPITRE 7]
- Bible de l’Import | Tout savoir sur le DropShipping [CHAPITRE 8]
- Bible de l’Import | Calculer vos couts et connaitre votre responsabilité [CHAPITRE 9]
- Bible de l’Import | Logistique internationale et contrôle qualité en Chine [CHAPITRE 10]
- Bible de l’Import | Suivi des commandes – Comment bien préparer le terrain ? [CHAPITRE 11]
- Bible de l’Import | Négociation – Paiement – MOQ – Comment finaliser la commande ? [CHAPITRE 12]
- Bible de l’Import | La commande fournisseur est prête, et maintenant ? [CHAPITRE 13]
- Bible de l’import | Vendre mes produits sur eBay ou Amazon [CHAPITRE 14]
DocShipper Tip
Conseil DocShipper : Nous vous aidons sur l’ensemble de la procédure d’approvisionnement alors n’hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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- Vous n’avez pas confiance en votre fournisseur ? Faites appel à nos services d’audit d’entreprise pour vérifier que ce n’est pas une arnaque !
- Vous souhaitez contrôler la production ? Demandez à nos experts de faire un contrôle qualité des produits
- Vous n’êtes pas sur que vos produits soient aux normes ? Contactez notre département pour une vérification des certificats et des normes
- Vous avez besoin d’aide sur la partie logistique ? Notre département de fret international vous accompagne jusqu’à la livraison dans votre entrepôt
- Vous avez besoin de distribuer vos produits ? Nous fournissons des services 3PL avec stockage, gestion d’inventaire et livraison.
DocShipper France | Approvisionnement – Contrôle qualité – Logistique
Bienvenue dans la branche française du groupe DocShipper, votre assistant import/export ! Profitez enfin d’un partenaire fiable pour vous accompagner sur l’ensemble du processus : approvisionnement, contrôle qualité, mise en conformité, transport international, dédouanement, distribution B2C… On ne s’improvise pas expert en logistique alors focalisez-vous sur la recherche de client et le développement de votre business, nous prenons en main le reste !
La communication est importante, c’est pourquoi nous nous efforçons de discuter de la manière la plus appropriée pour vous!
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